Le fichier clientes et les relances

Chaque réservation alimente le fichier. Vous n'avez rien à saisir : au bout de trois mois d'utilisation, vous avez un carnet à jour, avec pour chaque cliente son nombre de rendez-vous, son total dépensé, et la date de sa dernière venue.

Ce sont ces trois chiffres qui rendent les relances possibles. Sans eux, « relancer les clientes » veut dire ouvrir un cahier et se souvenir. Avec eux, c'est un filtre.

La recherche porte sur le nom, l'email et le téléphone, et cherche n'importe où dans le mot. Taper « mar » sort Marie comme Anne-Marie ; taper « dupont » sort Marie Dupont sans que vous ayez à vous souvenir du prénom.

Le tri se bascule entre dernière visite — le défaut, pratique au quotidien — et A → Z, quand vous cherchez quelqu'un dont vous n'avez que le nom en tête.

Les clientes qu'on n'a pas vues depuis X.Trois, six ou douze mois. C'est la liste de celles qui glissent : elles étaient contentes, elles n' ont rien contre vous, elles ont simplement arrêté de penser à reprendre rendez-vous. Un message à cette liste est le geste commercial le plus rentable que vous puissiez faire.

Les clientes qui ont fait telle prestation.Par prestation précise ou par catégorie entière. C'est le filtre des retouches : toutes celles qui ont fait un soin dermo, ou une pose, et qu'il faut recontacter quand le moment est venu.

Ouvrir une cliente donne son historique de rendez-vous, son total dépensé, et un espace de notes. C'est là que vont les informations durables : le type de peau, la formule habituelle, ce qui s'est mal passé une fois.

À ne pas confondre avec la note du rendez-vous, qui se pose depuis le planning et ne concerne qu'une séance : « prévoir 20 min de plus », « vient avec sa fille ». La règle simple : si ça sera encore vrai dans six mois, c'est une note de fiche.

Sur le plan Pro, vous pouvez ajouter des champs personnalisésremplis par la cliente au moment de réserver — allergies, contre-indications, type de peau. Ils arrivent directement dans sa fiche, sans que vous ayez à poser la question à l'accueil.

Noms, emails, téléphones, et parfois des informations de santé quand vous notez une allergie : votre fichier est encadré par le RGPD. Trois réflexes suffisent en pratique.

Ne collectez que ce qui vous sert vraiment. Distinguez le consentement marketing du simple fait d'avoir réservé — Suzee suit ce consentement et vous demande de le renouveler au bout de trois ans, comme la loi le prévoit. Et honorez les demandes de suppression.

Si vous exportez vos clientes vers un autre outil, par exemple via une automatisation, vous restez responsable de ce qui se passe là-bas. Vérifiez que cet outil figure dans votre registre de traitements.